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【Qiita:Team、esa.ioなど】社内のドキュメント共有に最適!4つの人気情報共有ツール

本年7月、情報共有ツールDocBaseが正式リリースされました。

安全性に優れ、柔軟な権限設定が可能な情報共有ツールDocBaseを正式リリース

ビジネスシーンにおける知識の共有を円滑に行うことで属人化をなくし、またチーム内でのコミュニケーションを促進することもできる「情報共有ツール」は、国内だけでもいくつもの人気サービスが存在します。

当記事では冒頭のDocBaseをはじめとする人気の情報共有ツールの機能を調査し、比較することで、それぞれの特徴を検証してみました。

Qiita:Team


まず1つめは、国内情報共有ツールとして著名な「Qiita:Team」です。

2013年、Increments株式会社によってリリースされた「Qiita:Team」は、現在も多くの企業・チームに利用されています。
エンジニアにとっての「定番」ツールとも呼ばれることもあるサービスで、「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことをコンセプトにしています。
プログラムのソースコードを表示させるための機能が充実しており、まさにエンジニア向けのツールと言えるのではないでしょうか。

機能上の主な特徴

どんどん情報を投稿したくなる工夫

Qiita:Teamは「かんたんに書けて、かんたんに共有できる場所」を目指して設計されており、情報を入力する際の「手軽さ」を追求したUIが特徴です。
Markdown記法に対応しており、画面左でプレーンテキストを入力しつつリアルタイムに画面右のプレビューを確認することができます。
また、多彩なテンプレートが用意されており、コメントやいいね!機能が実装されているなど、投稿者が記事を投稿したくなるような工夫が随所に凝らされているようです。

タグで情報をアーカイブ

情報の分類はタグづけで行います。
タグごとのバージョン管理や階層管理も可能で、情報を分類する際に役立ちます。

プログラマを支援する「Kobito」

Qiita:Teamと連携するソフト、「Kobito」を導入することにより、様々なプログラミング言語に対応したシンタックスハイライトを使用することが出来、プログラム開発のプロジェクトでも効率的に情報共有を行うことが出来ます。

Confluence


Confluenceは、海外で最も人気のある情報共有ツールの一つで、2004年にリリースされた古株のツールです。
オーストラリアの企業Atlassian社よりリリースされている海外のツールですが、日本語版マニュアルや、日本語字幕つきの機能紹介動画などが用意されています。

多くの機能を保有していますが、ユーザ・インターフェースがわかりやすくチュートリアルも用意されているため、初めて情報共有ツールを使用される方にもオススメできるツールです。

機能上の主な特徴

スペース、ページによるファイル管理

Confluenceでは、スペースと呼ばれるファイル共有グループを自由に作成し、このスペース内に共有したいファイル(ページと呼ばれます)を作成します。
スペースは複数作成することができ、「製品管理」スペース、「プロジェクトA議事用スペース」など自由な用途で分割することが出来るので、ディレクトリ感覚で共有ファイルを体系化することが出来ます。

マルチメディアを最大限利用可能

記事の作成中、様々なメディアファイルをPCのどこからでも自由にアップロードすることが可能です。
さらに、アップロードしたファイルは(Excel、Word、PowerPointなどのファイルであっても)ブラウザ上でプレビューができ、これらのファイル内のテキストを検索することもできます。

豊富なプラグイン

有料のものも多いのですが、Confluenceにはユーザが自由にその機能をカスタマイズするための「プラグイン」が豊富に用意されています。
見た目のカスタマイズを行うスキン、テーマなどのプラグインに始まり、モックアップやダイアグラムを作成するプラグイン、Confluenceの機能を強化するプラグインなど、幅広い種類が存在します。

このように多くの機能を持つConfluenceですが、洗練されたユーザ・インターフェースやコミュニティの充実のおかげで、比較的導入しやすいツールとなっています。

DocBase


冒頭で取り上げたDocBaseは、2015年7月にKRAY社より正式リリースされたばかりの新しいサービスです。
「成長する組織のための情報共有ツール」をコンセプトに掲げ、あらゆる立場のメンバーが気兼ねなく使用できるようなツールを目指して開発されているようです。

グループ」と呼ばれる参照範囲を作成し、必要なメンバーに必要な情報を開示することを得意としています。

機能上の主な特徴

柔軟な参照権限設定

DocBaseにおける情報参照の単位である「グループ」を作成することで、メンバーごとに必要な情報だけを共有することが出来ます。
また、複数のグループに共有したい情報がある場合、情報単位で参照権限を設定し、柔軟に公開範囲を設定することが可能です。

誰にでも使いやすい、ユーザフレンドリーなインターフェース

DocBaseは「どの役職のメンバーでも使いやすいことを目指して開発している」とのこと。
Markdown、リアルタイムプレビューなどに対応しつつ、難解過ぎないインターフェースで操作法に迷わず記事を作成することが出来ます。

一定プラン以上はユーザ数無制限

Standardプラン(月額9,800円)以上使用の場合、ユーザ数が無制限となっています。
社外のプロジェクト関係者なども気軽にDocBaseに登録し、情報共有を行って欲しいというDocBaseの理念に基づきこのような体系となっているとのことでした。

esa.io


esa LLC社より、2015年初頭に正式版がリリースされたesa.ioは、多くの人に注目・期待されている人気のツールです。
最初から完璧なものなんてない」を合言葉に、不完全な情報でも「とりあえず」公開し、少しずつ情報を育てていくことをコンセプトとしています。
洗練されたモダンかつ愛らしいUIも特徴で、非エンジニアスタッフでも抵抗なく使用できるとして高い評価を得ているようです。

機能上の主な特徴

「書き途中」を共有できるWIP機能

WIP」は「Work in Progress(作業中)」の略。

投稿、編集画面に表示される「Save as WIP」ボタンで記事を保存すると、「書き途中だけど保存して公開する」という意味になります。
完成前のドキュメントを「とりあえず」公開することにより、情報共有のスピード感が高まります。

カテゴリ・タグで情報分類を支援

esa.ioでは、カテゴリタグを使用して情報を分類します。

カテゴリは、記事タイトルに入力することで容易に編集が可能で、「/」で区切ることによって階層的に管理が可能です。
指定したカテゴリはツリー形式で表示が可能で、これを辿って記事にアクセスすることができます。
また、タグをつけることにより情報を分類することもできます。

フロー、ストックの両方のメリットを併せ持つ思想

esa.ioは、Twitterやチャットなどといったフロー型メディアの利点と、wikiなどのストック型メディアの利点を併せ持つように設計されています。
フロー型メディアは、情報を共有する敷居は低いものの投稿された情報を分類することが難しく、またストック型メディアは情報の分類に長けていますが情報発信への敷居が比較的高いとされています。
esa.ioはこの二つのメディアのメリットを取り入れ、気軽に発信された情報を整理・分類するための支援機能を充実させています。

各情報共有ツールの比較


いかがでしょうか?様々な情報共有ツールの中から、4つのツールをピックアップしてご紹介しました。
これまでに紹介した情報共有ツールの特徴を、以下の表にまとめてみます。

Qiita:Team Confluence DocBase esa.io
特徴 記事投稿への敷居が低く、なんでも共有したくなるように設計されている。
また、プログラマを支援する外部ツールもあり。
海外のスタンダードであり、非常に高機能。
添付ファイルの中まで参照できる強力な検索機能や、ツリー構造による情報の体系化が特徴。
記事の公開範囲や参照、編集権限の詳細な設定を得意とし、組織内での緻密な情報共有が可能。 「とりあえず共有」WIP機能など、迅速な情報共有を支援する。ストック・フロー両方のメリットを併せ持つ。
情報分類方法 タグ 「スペース」使用(ツリー型) タグ タグ・カテゴリ(ツリー型)
Markdown対応 可(リアルタイムプレビューあり) プラグイン入れれば可 可(リアルタイムプレビューあり) 可(リアルタイムプレビューあり)
10ユーザあたり料金 6,900円 30ドル(全ての機能を持つエディション) 5,000円 5,000円
特殊検索機能 ・共同編集された記事のみを検索
・いいね数で検索
アップロードしたファイルの中身を検索可能 グループ、記事作成者から検索可能 ・ストック型記事、フロー型記事を分けて検索
・スター、ウォッチ数で検索
通知機能 メール送信、「Slack」などチャットツールへの通知、フィードへの共有、メンション機能で通知 メール送信、その他アドオンを利用することにより様々なツールと連携可能 メール送信、「Slack」との連携 メール送信※、「Slack」との連携
※通知メールに返信すると記事にコメントすることが可能
アップロード可能ファイル形式 画像ファイルのみ フォルダを除くほとんどすべての形式 画像ファイルのみ 画像以外のファイルもアップロード可能

Qiita:Teamのような定番ツールから、Confluenceのような古株かつ多機能なツール、DocBaseesa.ioのような今後が楽しみな若いツールなど、現在様々な情報共有ツールがリリースされています。
これらのツールはすべて無料トライアルが可能ですので、情報共有ツールを既に導入されている方も、これから導入しようとお考えの方も、新なツールを一度体験されてみてはいかがでしょうか。

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